Mittlerweile dürfte wohl ein erheblicher Teil der Apothekerschaft mit Heilberufsausweisen (HBA) ausgestattet sein. Allerdings gibt es stellenweise noch Unklarheiten, wie es mit der Kostenerstattung läuft. Deswegen haben wir die wichtigsten Punkte zur Refinanzierung der HBA für Approbierte noch einmal zusammengefasst. Sie gelten analog auch für Pharmazieingenieure und Apothekerassistentinnen.
Innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) gibt es eine ganze Reihe von sogenannten Smartcards. Sie werden dort als sichere Datenspeicher verwendet, um Informationen oder kryptographische Identitäten dezentral zu speichern. Beispiele für Smartcards sind die elektronische Gesundheitskarte, die SMC-B (Security Module Card Typ B) und der elektronische Heilberufsausweis (HBA). Mit letzterem könne sich Ärztinnen und Ärzte sowie Apotheker:innen innerhalb der TI authentifizieren und E-Rezepte sowie andere Dokumente (auch außerhalb der TI) qualifiziert elektronisch signieren (QES = qualifizierte elektronische Signatur).
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Wozu braucht man eigentlich den HBA?
Die meisten Apotheker:innen dürften nun, pünktlich zum Start des E-Rezepts, mit einem HBA ausgestattet sein. Für das normale Abzeichnen nach § 17 Abs. 6 ApoBetrO wird er zwar nicht benötigt, Änderungen und Ergänzungen müssen aber per QES und somit mit dem HBA freigegeben werden. Daher empfehlen die Kammern, allen in der Offizin tätigen Approbierten einen HBA zu organisieren. Umsonst ist das Ganze jedoch nicht, 7,48 Euro netto zzgl. Mehrwertsteuer fallen innerhalb der Laufzeit von fünf Jahren monatlich an. Auf den Portalen der Kartenhersteller kann zwischen Zahlung per SEPA-Mandat (jeweils für sechs oder zwölf Monate) oder Zahlung nach Rechnungserhalt (Zahlung der Gesamtsumme von 534 Euro für fünf Jahre in einem Rutsch) gewählt werden.
Wer hat beim HBA Anspruch auf Kostenerstattung?
Inhaber:innen beantragen die Erstattung für den eigenen HBA beim NNF. Das passiert gemeinsam mit der Erstattung für die anderen TI-Komponenten der Erstausstattung. Mittlerweile ist auch geklärt, dass die Kosten nicht nur für die HBA der Inhaber:innen erstattet werden, sondern auch für Angestellte – zumindest wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind. Für welche Angestellten die Apothekenleitung den Antrag stellen kann, ist eine Wissenschaft für sich.
Grundsätzlich können Angestellte die Erstattung nicht selbst beantragen. Das muss der jeweilige Inhaber bzw. die Inhaberin tun, ebenfalls beim NNF. Die Portale der Kartenhersteller sehen die Möglichkeit vor, als Rechnungsadresse die Apothekenleitung anzugeben, sodass die Kosten nicht vorgestreckt werden müssen. Wichtig ist, dass die Erstattung für die HBA der Angestellten erst erfolgen kann, wenn der TI-Erstausstattungsantrag nach technischer Inbetriebnahme der Telematikinfrastruktur gestellt und beim NNF geprüft wurde.
Stichtag 1. Juli 2021
Wenn die Apotheke die TI vor dem 1. Juli 2021 technisch in Betrieb genommen hat, gilt dieser Tag als Stichtag. Nur für Approbierte, die an diesem Tag in der jeweiligen Apotheke angestellt waren, kann die Erstattung beantragt werden. Wurde die TI später in Betrieb genommen, ist der Stichtag der Tag der Inbetriebnahme. Für Approbierte, die erst später ihren Job angetreten haben, kann keine Erstattung beantragt werden. Das kann nur der Chef/die Chefin der Apotheke tun, wo die jeweilige Person am 1. Juli 2021 beschäftigt war. Ausgenommen von der Stichtagsregelung sind Berufsanfänger. Für sie kann die Erstattung bei Arbeitsbeginn beantragt werden, auch wenn dieser Tag nach dem 1. Juli 2021 liegt. Eine weitere Voraussetzung für die Erstattung ist, dass der HBA nicht anderweitig refinanziert wurde.
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HBA-Anwendung außerhalb der TI – was ist zu beachten?
Es gibt weder eine gesetzliche Regelung zur Kostenübernahme durch den Arbeitgeber noch eine gesetzliche Verpflichtung, den Heilberufsausweis auf eigene Kosten anzuschaffen. Daher empfiehlt beispielsweise die LAK Baden-Württemberg, wenn kein Anspruch auf Refinanzierung besteht, dass sich Apothekeninhaber:innen und angestellte Apotheker:innen über eine Kostenübernahme verständigen. Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an, denn aus lohnsteuerlicher Sicht sind laut Treuhand durchlaufende Gelder (Beträge, die Arbeitnehmer:innen von Arbeitgeber erhalten, um sie für sie auszugeben) oder Auslagenersatz (Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers ersetzt werden) lohnsteuer- und beitragsfrei erstattungsfähig.
Kassen erstatten nur den Nettobetrag
Dass die Krankenkassen den Arbeitgeber:innen lediglich den Nettobetrag erstatten, führt allerdings in den Augen der Treuhand zu Problemen. Denn: Die Ausstellung der HBA durch die Kammern ist eine umsatzsteuerbare und umsatzsteuerpflichtige Leistung. Angestellte Approbierte haben folglich einen Bruttobetrag zu entrichten. Die Krankenkassen erstatten den Inhaber:innen aber lediglich den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer. Reichen diese ihren Angestellten diesen Betrag weiter, bleibt die Umsatzsteuer bei den Arbeitnehmer:innen hängen. Erstattet die Apothekenleitung den Mitarbeiter:innen den Bruttobetrag, tragen die Arbeitgeber:innen die Umsatzsteuer.
Für die Erstattung beim NNF fallen Gebühren an: 25 Euro pro Antrag für Berufsanfänger und 12 Euro pro Antrag für Angestellte. Die Gebühren für den HBA der Apothekenleitung sind in der Gebührenpauschale für die Erstattung der TI-Erstausstattung enthalten. Sie beläuft sich auf 78 Euro.
Was ist beim Folgeantrag zu beachten?
Der Antrag auf Erstattung für Angestellte kann nun doch mehrfach gestellt werden, zunächst hieß es, das sei nicht möglich. Seit 15. Juli 2022 gibt es ein entsprechendes Formular beim NNF zum Download. Infrage kommt das beispielweise für Mitarbeiterinnen, die in Mutterschutz waren und deswegen beim Erstantrag nicht berücksichtigt wurden. Wichtig dabei ist: Während beim Erstantrag, der elektronisch gestellt werden kann, eine Selbsterklärung über die Anzahl der förderfähigen HBA ausreicht, müssen beim Folgeantrag Nachweise beigelegt werden – nämlich die Auszüge der Arbeitsverträge in Kopie, aus denen Arbeitgeber:in, der/die Arbeitnehmer:in und das Einstellungsdatum hervorgehen. Und zwar aller Mitarbeiter, also sowohl für die Angestellten, für die bereits eine Erstattung erfolgt ist, als auch für die, die mit dem Folgeantrag refinanziert werden sollen.
Freiberufliche Vertretungsapotheker:innen haben keinen Anspruch auf Refinanzierung ihres HBA. Die Kosten sind lediglich steuerlich absetzbar.
Die Refinanzierung der HBA für Pharmazieingenieure und Apothekerassistent:innen läuft genauso ab wie bei den Approbierten.
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